Une autorité a géré 14 milliards d'euros avec une simple feuille Excel – Mais cela a mal tourné

La Genèse d'une Crise Financière

En Nouvelle-Zélande, une autorité publique a utilisé pendant des années une simple feuille Excel pour gérer des milliards d'euros. Cette méthode, jugée archaïque par de nombreux experts, a finalement conduit à une crise financière majeure. Health New Zealand (HNZ), l'autorité en question, a remplacé 20 districts de santé en 2022 dans l'espoir de devenir plus efficace et de fournir des services plus uniformes. Cependant, l'utilisation d'Excel comme outil principal de gestion financière s'est avérée être une décision coûteuse.

Un Budget Mal Géré

L'autorité avait déclaré à l'origine que le budget de 28 milliards de dollars néo-zélandais (environ 14 milliards d'euros) pour l'exercice 2023/2024 serait plus que suffisant. Cependant, des erreurs de calcul et une mauvaise gestion ont conduit à un dépassement significatif du budget. Selon un rapport de Deloitte, l'organisation a perdu le contrôle des leviers critiques qui régissent les résultats financiers et n'a pas pu identifier et réagir aux écarts entre les dépenses et les revenus.

Les Limites de l'Excel

Le rapport de Deloitte soulève des préoccupations majeures quant à l'utilisation d'Excel pour une organisation de cette envergure. La feuille Excel a non seulement rendu le processus de reporting plus lent et moins efficace, mais elle a également été sujette à des erreurs humaines. Par exemple, des libérations incorrectes de provisions ou des doubles libérations n'ont été détectées que plusieurs périodes plus tard, entraînant des problèmes financiers supplémentaires. Le processus de reporting mensuel prenait entre 12 et 15 jours, et l'analyse des données nécessitait 5 jours supplémentaires, ce qui est bien en deçà des objectifs fixés lors de la fusion en 2022.

Les Conséquences d'une Mauvaise Gestion

L'utilisation d'Excel a également conduit à des problèmes de manipulation des données. Les données pouvaient être facilement modifiées, ce qui a augmenté les risques d'erreurs humaines. De plus, la feuille Excel était très sensible aux erreurs humaines, ce qui a conduit à des problèmes financiers supplémentaires. Par exemple, des libérations incorrectes de provisions ou des doubles libérations n'ont été détectées que plusieurs périodes plus tard, entraînant des problèmes financiers supplémentaires.

Leçons pour l'Avenir

Cette crise financière soulève des questions importantes sur la gestion des finances publiques et l'utilisation des technologies de l'information. Alors que des solutions IT plus appropriées existent, leur adoption reste un défi pour de nombreuses organisations publiques. Health New Zealand doit maintenant réévaluer ses pratiques de gestion financière et envisager des alternatives plus robustes et moins sujettes aux erreurs. L'organisation doit également renforcer ses contrôles internes pour éviter de telles crises à l'avenir.